💡 Account vs. Workspaces

📚 Inhaltsverzeichnis

• 🧩 Was sind Workspaces?

• 🧾 Account- vs. Workspace-Ebene im Vergleich

• 👥 Nutzer und Zugriffsrechte

• 💡 Use Cases im Workspace

• ⚙️ Workspace-Setup und Vererbung

• 🧑‍💼 Rollen und Verantwortung im Workspace

• 🔄 Änderungen und Synchronisation

• 🧱 Best Practices & Empfehlungen

• 🧭 Fazit

🧩 Was sind Workspaces?

Ein Workspace ist eine eigenständige Arbeitsumgebung innerhalb eines Casebase-Accounts.
Jeder Workspace kann eigene Inhalte, Einstellungen und Mitglieder haben.

So kannst du zum Beispiel:

• Abteilungen, Regionen oder Themenbereiche voneinander trennen

• eigene Workflows, Templates oder Bewertungen definieren

• unabhängig von anderen Teams arbeiten

🧾 Account- vs. Workspace-Ebene im Vergleich

💡 So behältst du globale Kontrolle, während Teams eigenständig arbeiten können.

👥 Nutzer und Zugriffsrechte

Zugriff auf einen Workspace haben nur Nutzer, die eingeladen wurden.

Ein Nutzer kann in mehreren Workspaces aktiv sein – mit unterschiedlichen Rollen:

• Beispiel: In Workspace A ist ein Nutzer Moderator, in Workspace B jedoch nur Visitor.

👉 Rollen und Rechte gelten immer nur innerhalb des jeweiligen Workspaces.

💡 Use Cases im Workspace

Jeder Use Case gehört immer genau einem Workspace.
Das bedeutet:

• Ein Use Case ist nur für Mitglieder dieses Workspaces sichtbar.

• Es gibt keine globale Use Case-Übersicht über alle Workspaces hinweg.

Damit bleiben Daten klar getrennt und der Überblick pro Team erhalten.

⚙️ Workspace-Setup und Vererbung

Workspaces können eigene Setups und Konfigurationen haben, z. B.:

• 🎨 Whitelabeling: Farben, Logo, Branding

• 📋 Templates: Felddefinitionen, Bewertungslogiken

• 🚦 Workflows: Funnel-Struktur, Quality Gates

Zentrale Account Settings können zusätzlich eingerichtet werden, die auf alle Workspaces wirken:

• Vererbt werden z. B. Meta-Datenfelder in Templates oder Workflows

• Übernommen werden können Whitelabel- oder Bewertungseinstellungen

So entsteht eine Balance aus zentraler Steuerung und individueller Anpassbarkeit.

🧑‍💼 Rollen und Verantwortung im Workspace

Jeder Workspace sollte mindestens einen Moderator haben, der für lokale Verwaltung zuständig ist:

• Verwaltung von Nutzern und Einladungen

• Pflege von Workspace-Templates und Workflows

• Sicherstellung der Einhaltung globaler Standards

👥 Admins kümmern sich um die globale Governance, Moderatoren um die operative Umsetzung.

🔄 Änderungen und Synchronisation

Wenn du globale Einstellungen im Account änderst, gilt:

• Änderungen an vererbten Elementen (z. B. Templates oder Workflows) werden automatisch in allen Workspaces übernommen.

• Workspaces mit individuell angepassten Versionen behalten ihre lokalen Einstellungen.

💡 So bleiben globale Updates konsistent, ohne lokale Anpassungen zu überschreiben.

🧱 Best Practices & Empfehlungen

Empfohlen:

• Maximal 1–2 Workspaces pro Team oder Abteilung

• Einheitliche Namenskonventionen für Workspaces

• Nutzung globaler Templates für Konsistenz

• Klar definierte Rollenverteilung (Admin vs. Moderator)

Nicht empfohlen:

• Gleiche Use Cases in mehreren Workspaces anlegen

• Individuelle Workflows ohne Governance-Abgleich

• Workspaces ohne klaren Verantwortlichen betreiben

🧭 Fazit

Auf Account-Ebene lassen sich globale Standards definieren, um Governance und Konsistenz sicherzustellen.
Gleichzeitig können Workspaces diese Setups ergänzen oder erweitern, um team- oder projektspezifische Anforderungen abzubilden.

Damit entsteht ein skalierbares, flexibles und gleichzeitig kontrolliertes System für Use Case Management.