🔗Jira (Data Center) Integration – Setup & Konfiguration

Die Jira-Data-Center-Integration ermöglicht dir, Casebase mit einer selbst gehosteten oder On-Premise Jira-Instanz zu verbinden. Damit kannst du Use Cases als Jira Epics anlegen, synchronisieren und Statusänderungen automatisiert zurückspielen.

📑 Inhaltsverzeichnis

🔐 1. Voraussetzungen für die Jira Cloud Integration
⚙️2. Integration zwischen Casebase & Jira Cloud einrichten
🗂️ 3. Data Mapping / Feldzuordnung für (Casebase → Jira) & (Jira → Casebase)
🔄 4. Webhook Setup (Jira → Casebase)
📋 5. Verknüpfte Jira-Tickets im Use Case anzeigen
⚡ 6. Troubleshooting

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🔐 1. Voraussetzungen für Die Jira Cloud Integration

Um deine Jira-Data-Center-Instanz erfolgreich mit Casebase zu verbinden, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

✔️ Zugriff auf eine aktive Jira Data Center Instanz
Casebase muss euren Jira-Server aus dem öffentlichen Internet erreichen können.

➡️ Die Kundenseite ist dafür verantwortlich, dass eingehender Traffic von Casebase durch das private Netzwerk zugelassen wird (Firewalls, Reverse Proxies, VPN, Allowlists).
Casebase benötigt HTTPS-Zugriff auf eure Jira-Base-URL, z. B.: https://jira.beispielunternehmen.de/

✔️ Jira muss Casebase erreichen können (Webhook-Richtung)
Euer Jira-Server muss ausgehende HTTPS-Anfragen an den Casebase-Webhook senden können.

➡️ Stelle sicher, dass ausgehender Traffic von Jira zu externen Diensten nicht durch Firewalls, Proxies oder Netzwerksperren blockiert wird.
Wenn ausgehende Webhook-Events blockiert sind, funktioniert die Synchronisation Jira → Casebase nicht.

✔️ Jira-Admin-Benutzerkonto

Du benötigst ein Konto mit Rechten, um:

• Custom Fields zu erstellen
• Workflows/Screens zu konfigurieren
• einen Webhook zu erstellen

✔️ Personal Access Token

Im Gegensatz zu Jira Cloud wird kein API Token genutzt. Data Center verwendet ein Personal Access Token.

Dieses Token wird in Jira Data Center erstellt: 👉 Administration → Security → Personal Access Tokens

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⚙️2. Integration zwischen Casebase & Jira Cloud einrichten

2.1 Initial connection

1. Öffne in Casebase die Workspace Einstellungen → Integrationen → Jira.
2. Klicke "Verbinden"
3. Wähle "Jira Data Center"
4. Gib folgende Zugangsdaten ein:
   1. Base URL (z. B. https://jira.beispielunternehmen.de/)
   2. Personal Access Token ( Mehr Infos:  🔗 Erstellung eines Personal Access Token)
5. Klicke "Verbinden" --> Die Verbindung wird automatisch geprüft. 
6. Wenn die Verbindung erfolgreich ist, werden dir nun alle verfügbaren Features zur Aktivierung angezeigt.

 

2.2 Features enablen

Aktiviere nun die gewünschten Features. Sie funktionieren unabhängig voneinander, sprich du kannst jedes Feature der Jira Integration einzeln aktivieren und nutzten innerhalb eines Casebase Workspaces. Für eine bidirektionale Synchronisation ist die Aktivierung von Casebase → Jira  & Jira → Casebase notwendig.

• Erstellen von Jira Epics aus Casebase & Datensynchronisation | Casebase → Jira
  • ⚙️ --> Du hast du die Möglichkeit das Data Mapping zu bearbeiten

• Jira-Daten nach Casebase synchronisieren | Jira → Casebase
  • ⚙️ --> Du gelangst zu Registrierung des Jira Webhooks
  • ⚙️ --> Du hast du die Möglichkeit das Data Mapping zu bearbeiten
• Verknüpfte Jira-Tickets im Use Case anzeigen

 

🗂️ 3. Data Mapping / Feldzuordnung für (Casebase → Jira) & (Jira → Casebase)

Das Data Mapping definiert, welche Felder zwischen Casebase und Jira synchronisiert werden – in beide Richtungen:

• Casebase → Jira
• Jira → Casebase

Die Feldzuordnung stellt sicher, dass alle relevanten Informationen im Use Case und im Jira Epic konsistent gehalten werden.

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🔍 3.1 Grundprinzipien des Mappings

• Casebase liest und schreibt nur Felder, die dem Jira Epic zugeordnet sind.
  (Nicht projekt-/space-spezifisch, sondern global auf Epic-Ebene.)
• Bevor du das Mapping einrichtest, solltest du überlegen:
  👉 Welche Felder aus Casebase sollen in Jira sichtbar sein?
  👉 Welche Daten aus Jira sollen zurück nach Casebase synchronisiert werden?
• Casebase kann keine neuen Felder in Jira erstellen.
  (Aus Sicherheitsgründen ist dies nur Jira-Apps bzw. Atlassian Marketplace Apps erlaubt.)

➡️ Deshalb empfehlen wir, neue Custom Fields in Jira anzulegen, bevor du das Mapping in Casebase definierst.

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🧩 3.2 So bereitest du Jira für das Mapping vor

Damit Casebase Felder korrekt aus Jira lesen und an Jira zurückschreiben kann, musst du die benötigten Custom Fields in Jira anlegen und dem Epic zuordnen.

3.2.1 Neues Feld in Jira erstellen

Unsere Empfehlung:

• Für Felder, die in Casebase nicht als Longtext vorliegen (z. B. Dropdown, Auswahlfelder),
  solltest du in Jira ein Read-Only Textfeld verwenden.
  So bleibt die Datenhoheit in Casebase und das Jira-Team weiß, dass das Feld nicht bearbeitet werden soll.
• Ergänze in der Jira Feldbeschreibung Hinweise wie:
  „Dieses Feld wird von Casebase synchronisiert.”

 

3.2.2 Custom Field einem Screen Schema zuordnen

Damit das Feld im Epic verfügbar ist, musst du es dem richtigen Screen Schema hinzufügen.

 

3.2.3 Epic-Layout konfigurieren

Du kannst das Layout des Epics pro Jira-Projekt (Space) anpassen.

 

📋 Beispiele für Feld-Mappings

Weitere Felder können nach Bedarf ergänzt werden. Der Titel aus Casebase wird automatisch mit dem Jira-Feld Epic Summary verknüpft.

 

⚠️ Wichtiger Hinweis zum Data Mapping

• Mapping-Änderungen wirken nicht rückwirkend.
  Sie greifen erst, wenn ein Use Case oder das verknüpfte Jira Epic erneut synchronisiert wird.

• Achte auf Jira-Pflichtfelder.
  Wenn du ein Jira-Pflichtfeld mappst, muss das zugeordnete Casebase-Feld ebenfalls ein Pflichtfeld sein und einen Wert enthalten — oder das Jira-Feld muss bereits gefüllt sein.
  Andernfalls schlägt die Synchronisation fehl.

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🔄 4. Webhook Setup (Jira → Casebase)

Damit Änderungen in Jira automatisch an Casebase zurückgespielt werden, musst du einen Webhook in Jira einrichten und ihn mit deinem Workspace verbinden. Das Setup erfolgt in drei Schritten.

A) Konfiguration in Casebase starten

1. Öffne in Casebase die Jira Integration Übersicht.
2. Gehe zum Feature „Jira → Casebase“.
3. Klicke auf das ⚙️ Symbol (Einstellungen).
4. Wähle „Webhook in Jira konfigurieren“.
5. Kopiere die angezeigte Webhook-URL – diese benötigst du später in Jira.

B) Webhook in Jira anlegen

1. Öffne Jira → Administration → System → Webhooks.
2. Klicke „Create Webhook“.
3. Vergib einen Namen (z. B. Casebase Integration).
4. Füge die zuvor kopierte Webhook-URL ein.
5. (Optional) Definiere per JQL, für welche Projekte Events ausgelöst werden sollen — z. B.:
   
   project = Beispielprojekt

6. Wähle das Event issue_updated aus.
7. Speichere den Webhook.

C) Setup in Casebase abschließen

1. Wechsle zurück zu Casebase → Webhook Konfiguration.
2. Trage den Namen des Webhooks ein.
3. Klicke auf „Speichern & Setup abschließen“.

Nach erfolgreicher Einrichtung erhältst du eine Bestätigung, und das Feature Jira → Casebase wird aktiviert.

Hinweis: Ein Webhook kann in mehreren Workspaces verwendet werden

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📋 5. Verknüpfte Jira-Tickets im Use Case anzeigen

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⚡ 6. Troubleshooting

Typische Probleme & Lösungen:

• Verbindung schlägt fehl:
  → Firewall/Reverse Proxy prüfen, Personal Access Token gültig, Prüfe, ob Casebase über das Internet Zugriff auf eure Jira-Base-URL hat.

• Webhook sendet keine Daten:
  → Prüfe in Jira, ob Webhook aktiv ist und Events korrekt zugewiesen sind. HTTPS/Proxy Blocks prüfen.

• Mapping funktioniert nicht:
  → Stelle sicher, dass alle gemappten Felder in Jira existieren.

• Jira Issues erscheinen nicht im Use Case:
  → Issue Listing Einstellungen prüfen (Filter, Projektauswahl, Issue Types).